OpenText for invoice processing

Kurzbeschreibung der Lösung

1Klick Mail Kontakt Eingehende Dokumente werden manuell für das anschließende Scannen vorsortiert. Unmittelbar nach dem Scanvorgang, z.B. über OpenText Enterprise Scan, werden über die OCR Felder automatisiert ausgelesen:

  • Mandant
  • Kreditor (alle buchungsrelevanten Kreditoreninformationen)
  • Bestell-/Referenznummer
  • Einzelne Rechnungspositionen
  • ...

Über einen festzulegenden Vertrauenswert "X" (Angabe in Prozent) wird definiert, ob eine Blindindexierung stattfinden kann. Die ausgelesenen Informationen werden mit den Daten mit z.B. der dazugehörigen Bestellung abgeglichen. Bei vollständiger Übereinstimmung von Bestellung und Rechnung, sowie dem Vertrauenswert größer "X", kann durchaus eine automatische Verbuchung und Zahlung der Rechnung erfolgen.

Bei fehlenden Informationen (Vertrauenswert unter "X") oder einer Abweichungen von Rechnung zu Bestellung, werden diese Dokumente ausgesteuert und stehen am Nachbearbeitungsplatz zur manuellen Nachbearbeitung zur Verfügung. Diese Prozessschritte können recht einfach angepasst werden.

Externe digitale Daten und Dokumente werden über Agentenmodule direkt in das System eingeschleust. Zur vereinfachten Verarbeitung von Faxen und E-Mails sollte – sofern noch nicht vorhanden - ein zentrales Eingangspostfach z.B. invoice@xyz.com eingerichtet werden.

Je nach Klassifizierung, den ausgelesenen Werten bzw. den Ergebnissen aus dem Abgleich mit den vorhandenen Stammdaten, wird der Rechnungsbeleg im TCP Prozess– nach festzulegenden Regeln – automatisch verteilt und ggf. mit zusätzlichen Informationen und Dokumenten angereichert.

Werden im OpenText Archiv z.B. zu einer Bestell- oder Referenznummer Dokumente gefunden, werden diese in der Oberfläche automatisch angezeigt, ohne dass eine separate oder manuelle Suche notwendig wird.

Standardoberfläche

Standardoberfläche (flexibel anpassbar)

 

Klassifizierung

Über das OpenText Capture Center können sehr leistungsstarke und flexible Erkennungs- und Extraktionsworkflows erstellt werden. Bereits in dieser Erkennungsstrecke werden externe Stammdaten (Kreditoren/Bestellungen etc.) zur Ergebnisverbesserung herangezogen.

OCR Konfiguration und Analyse der Erkennung

Klassifizierungen finden in der OCR, in der Nachbearbeitung oder während des Prozesses.

  • Rechnung, Gutschrift (Dokumentenart)
  • Mandant
  • Rechnung mit Bestellbezug
  • Rechnung ohne Bestellbezug (Kostenrechnung)
  • ...

Je nach Klassifizierung ergeben sich die entsprechend nachfolgenden Schritte.

Mandant

In diesem Prozessschritt erfolgt ggf. eine Aufteilung auf die einzelnen Firmen und Tochtergesellschaften

 

Dublettenprüfung

Mit den folgenden ausgelesenen Parametern (definierbar) erfolgt im OpenText Archiv eine unscharfe Suche nach Ähnlichen bzw. identischen Belegen:

  • Mandant
  • Kreditor
  • Rechnungsdatum
  • Bestell-/Referenznummer
  • Betrag

Ist die Trefferliste >1 (frühes archivieren des aktuellen Rechnungsbeleges) erfolgt auf der Weboberfläche des Formulars ein Hinweis "Dublettenprüfung", mit einem Link auf das Suchergebnis bzw. die gefundenen Dokumente. Der Anwender kann nun, durch einen einzigen Klick und eine Sichtprüfung der bereits archivierten Rechnungsbelege, eine Entscheidung – Dublette oder nicht - herbeiführen.

 

Prüfung der Pflichtangaben u.a. nach §14UStG

Zudem erfolgt eine automatische Prüfung nach §§14,14a UStG mit den folgenden Kriterien:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens.
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
  • Termin der Lieferung oder Leistung.
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung.
  • Die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge und.
  • Die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge.
  • Das Ausstellungsdatum (=Rechnungsdatum).
  • Eine (einmalig) vergebene Rechnungsnummer sowie.
  • Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Austellers.

Bei unvollständigen Angaben wird dem Anwender auf dem Formular ein deutlicher Hinweis angezeigt.

 

Mit Bestellbezug(exemplarisch)

Wird auf der Rechnung eine Bestellnummer oder externe Referenznummer eines Mandanten erkannt, wird diese im entsprechenden ERP oder Warenwirtschaftssystem gesucht, die Bestelldaten ausgelesen und mit den Informationen auf dem Rechnungsbeleg verglichen.

Bei vollständiger Übereinstimmung von Rechnung zu Bestellung kann eine automatische Direktverbuchung erfolgen (Dunkelverarbeitung). Bei Abweichungen geschieht Folgendes:

  1. Bei Mengenabweichungen (und sonstigen Abweichungen außer dem Preis) erfolgt eine Weiterleitung an die Abteilung/Rolle Rechnungskontrolle, wo eine Nachfrage und/oder Delegierung an den Einkauf möglich ist. Die Rolle Rechnungskontrolle kann nun Folgeaktionen (frei definierbar) wählen:
     
    • Rechnung zahlen
    • Rechnung nicht zahlen und zurück zur Nachbearbeitung
    • Rechnung nicht zahlen und auf Wiedervorlage legen
    • Rechnung zahlen und Belastungsanzeige erstellen
    • delegieren an Abteilung Einkauf
  2. Bei Preisabweichungen werden die Einzelpositionen Artikelbezogen nach den Kriterien Lieferant und zusätzlich nach Artikelgruppe aufgeteilt. Es erfolgt ein Abgleich mit z.B. einer Usertabelle der Abteilung Einkauf und die Rechnung wird an die Verantwortlichen für diesen Lieferant oder diese Artikelgruppe zur Preisüberprüfung weitergeleitet. Der Rolle Einkauf stehen die gleichen Aktionen wie der Rolle Rechnungskontrolle zur Verfügung und können je nach Anforderung flexibel angepasst werden.
 

Ohne Bestellbezug (exemplarisch)

Kostenrechnungen gehen an eine manuelle Postverteilungsstelle oder werden über ein Regelwerk, welches der OCR zur Verfügung gestellt werden muss, automatisiert an den Kostenverantwortlichen verteilt. Dies kann sowohl auf Beleg- als auch auf Positionsebene erfolgen.

Wenn eine zusätzliche Freigabe erforderlich ist, erfolgt anschließend die Weiterleitung an den jeweiligen Verantwortlichen.

  1. Erfolgt eine Freigabe, wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet.
  2. Wird keine Freigabe erteilt, kann die Rechnung zur Prüfung erneut entweder an die manuelle Postverteilung oder den vorherigen Bearbeiter zurückgesendet werden.
  3. Wenn keine Freigabe erforderlich ist, erfolgt eine direkte Weiterleitung an die Buchhaltung.

Alle diese Schritte können über den Prozessdesigner problemlos an den Geschäftsprozess des Kunden angepasst werden.

 

Belastungsanzeigen (optional)

Bei Abweichungen kann es vorkommen, dass die Rechnung dennoch akzeptiert und bezahlt wird (Nachlieferung etc.) oder auf eine Gutschrift des Lieferanten verzichtet werden soll. Um die internen Prozesse zu beschleunigen, kann diese optional z.B. mit einer Belastungsanzeige (vereinfachte Ausgangsrechnung) erfolgen.

Der Vorgang wird hierzu an einen TCP Agenten übergeben. Hier wartet die Belastungsanzeige bis kurz vor dem Zahlungsziel (3-5 Tage - konfigurierbar). Während dieser Zeit erfolgt ein zyklischer Abgleich mit dem Wareneingang. Zu dem oben definierten Zeitpunkt (z.B. 5 Tage vor Zahlungsziel) findet folgendes Vorgehen statt:

  1. Bei fehlendem Wareneingang erfolgt eine Information an die Rechnungskontrolle mit dem folgendem Inhalt: "Wareneingang XYZ nicht festgestellt, Belastungsanzeige wurde erstellt". Die Belastungsanzeige wird daraufhin erstellt und an die Buchhaltung weitergeleitet.
  2. Bei erfolgtem und korrektem Wareneingang (Rechnungspositionen und Betrag entsprechen der Lieferung), wird keine Belastungsanzeige erstellt und die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet.
  3. Bei unvollständigem Wareneingang (Bspw. Nur Teillieferung, d.h. Rechnung und Lieferung stimmen nicht überein) erfolgt eine Weiterleitung an Rechnungskontrolle zur Prüfung und Bestimmung der weiteren Vorgehensweise.
 

Buchung

Nach dem Durchlaufen der oben genannten Abteilungen bzw. Schritte, erfolgt die Buchung sowie die Zahlungsanweisung durch die Abteilung/Rolle Buchhaltung. Die vorliegenden Rechnungen und Vorgänge können freigegeben, auf Wiedervorlage gelegt oder zur Prüfung und Korrektur an die vorgelagerten Abteilungen zurückgesendet werden.

Erfolgt eine Freigabe zur Buchung, wird der Vorgang über einen externen Aufruf im SAP/ERP geprüft (Vorbuchung), bei positiver Rückmeldung die Buchung durchgeführt, die Dokumente mit dem SAP Vorgang verlinkt und ggf. direkt eine Zahlung angewiesen (auch direkt über einen Webservice, RFC oder BAPI Aufruf möglich). Anschließend wird der Vorgang im TCP abgeschlossen.

Fehlerhafte Buchungsätze bzw. unvollständige Buchungen werden mit der Rechnung und einem Fehlervermerk wieder an die Buchhaltung zurückgesendet. Nach Korrektur der fehlerhaften Daten, kann die Buchung erneut angestoßen werden.

 

Prozessjournal (Ablaufprotokoll)

Jeder Prozessschritt, jede Bemerkung oder Aktion wird in einem Protokoll bzw. einer Historie erfasst und damit eine Nachvollziehbarkeit sichergestellt. Am Ende des Prozesses wird hieraus ein PDF erstellt und im Archiv revisionssicher abgelegt. Spezielle Suchanfragen ermöglichen die schnelle Recherche der Dokumente als Nachweis für z.B. Revisionsanfragen. Auf Wunsch kann dieses Prozessprotokoll auch mit den dazugehörigen SAP Belegen verlinkt werden. OpenText TCP ist webbasiert und wie die OCR Komponenten auch, beliebig skalierbar.

In diesem Fallbeispiel handelt es sich um einen eingegangenen Rechnungsbeleg mit ausgelesenem Kreditor. Weder die Steuernummer, noch das Lieferdatum konnten ermittelt werden (rote Felder). Somit erscheint der Hinweis nach §14 UStG. Die Einzelpositionen (sofern gewünscht), werden in einer separaten Tabelle angezeigt.

Wurde der Kreditor durch die OCR nicht korrekt erkannt oder stellt der Anwender eine falsche Zuordnung fest, kann er über "Suchen" direkt auf die Stammdaten zugreifen und den gewünschten Datensatz selektieren.

Handelt es sich um einen neu anzulegenden Stammdatensatz, kann dieser direkt über "Beantragen" an z.B. die Rolle Stammdatenpflege übermittelt werden. Hierfür wird entweder eine automatisierte Mail abgesetzt oder der Unterprozess "Stammdatenpflege" angestoßen. Anschließend wird der Vorgang auf Wiedervorlage gelegt.

Das Aufbringen von Annotationen (Text, Linien, Stempel, Markierungen etc.) auf den Rechnungsbeleg ist Standard. In diesem Beispiel werden die Dokumente über einen reinen Webviewer angezeigt und somit ist keine Installation auf dem Client erforderlich.

Das Dokument kann in das Formular integriert, als neues Fenster (PopUp) oder auf einem zweiten Monitor komplett separat angezeigt werden. Je nach Arbeitsweise der Anwender, muss dies im Projekt entschieden werden.

Standardprozess

Einfacher Standardprozess (flexibel anpassbar)