OpenText for Digital Mailroom

Grafik Klassifizierung & automatisiertes Routing

Klassifizierung & automatisiertes Routing

Der Reifegrad einer Posteingangslösung (digital mailroom) kann in mehreren Schritten erfolgen. Je höher die Automatismen bzw. die Erkennung im Eingangsbereich konzipiert ist (Stufe 0-3), desto umfangereicher lassen sich eingehende Dokumente direkt an die zuständigen Sachbearbeiter verteilen und mit Zusatzinformationen anreichern.

Reifegrad einer Posteingangslösung

Reifegrad einer Posteingangslösung

 

Kurzbeschreibung der Lösung

Über die OCR können sämtliche Eingangskanäle eines Unternehmens wie zum Beispiel Email, Faxe oder Papierpost verarbeitet werden. Papierpost kann entweder über ein manuelles Vorsortieren oder über ein Regelwerk im Scanprogramm (Enterprise Scan) für die OCR aufbereitet werden. Dokumente, die über Fax bzw. Email in digitaler Form bereitgestellt sind, werden durch die OCR direkt verarbeitet.

Nachdem die Dokumente durch die OCR klassifiziert und deren Daten extrahiert wurden, wird der zentrale "Postverteilungsprozess" gestartet, die erkannten bzw. extrahierten Beleginformationen übernommen und das Dokument "vorarchiviert". Durch die Klassifizierung bzw. Einordung der Belege, werden diese über vordefinierte Regeln in die zuständige Abteilung verteilt. Dort können alle Dokumente entsprechend der Dokumentenklasse bearbeitet, Unterprozesse gestartet, auf Wiedervorlage gelegt oder an zusätzliche Prozessbeteiligte weitergeleitet werden.

 

Klassifizierung

Über das OpenText Capture Center können sehr flexible Erkennungs- und Extraktionsworkflows bereitgestellt werden. Bereits in dieser Erkennungsstrecke kann auf Standarderkennungsmodule zurückgegriffen werden. Standards tragen zur Ergebnisverbesserung bei und ermöglichen ohne weitere Konfiguration einen Zugriff und Abgleich mit externen Stammdaten (Kreditoren/Kunden/Bestellungen etc.).

OCR Konfiguration und Analyse der Erkennung

OCR Konfiguration und Analyse der Erkennung

In diesem Fallbeispiel werden folgende Klassifizierungen durch die OCR automatisiert erkannt und verarbeitet. Nicht erkannte bzw. nicht einzuordnende Dokumente werden automatisch mit Vorschlagswerten in einen Nachbearbeitungsarbeitsplatz ausgesteuert:

  • Rechnung
  • Gutschriften
  • Reklamationen
  • Anfragen
  • Bestellungen
  • Anträge
  • usw.

Je nach Klassifizierung, werden die Dokumente den zugehörigen Unterprozessen zugeordnet. Im Falle der Klasse "Rechnung" z.B. dem Standardprozess Eingangsrechnungsverarbeitung.

Mandant

In diesem Prozessschritt erfolgt eine Aufteilung auf die einzelnen Firmen und Tochtergesellschaften, je nach gewünschter bzw. vorhandener Struktur des Unternehmens.

Dokumentenverteilung

Der Postverteilungsprozess dient zur Klassifizierung und Verteilung der eingehenden Dokumente in die einzelnen Abteilungen.

Postkorb Rechnungseingang

Nachdem die Dokumente durch die jeweiligen Abteilungen bearbeitet und deren Klasse und Metawerte bestätigt wurden, kann ein nachgelagerter Prozess angestoßen werden. Zum Beispiel könnten die eingehenden Dokumente, der jeweiligen Dokumentenklasse entsprechend, in einzelne Unterprozesse (Subprocesses) ausgesteuert und somit die Eingangsrechnungsverarbeitung direkt aus der Postverteilung gestartet werden - mit allen Informationen.

Qualitätskontrolle

Optional besteht die Möglichkeit Dokumente sporadisch bzw. nach dem Zufallsprinzip zur Qualitätskontrolle auszusteuern. In der Qualitätskontrolle können unter anderem die Klassifizierung oder rechtliche Vorgaben zum Dokument überprüft werden. Bei Bedarf kann das Dokument mit einem Kommentar versehen und in die letzte Bearbeitungsabteilung zurückgeleitet werden.

Prozessjournal (Ablaufprotokoll)

Jeder Prozessschritt, jede Bemerkung oder Aktion wird in einem Protokoll bzw. einer Historie erfasst und damit eine Nachvollziehbarkeit sichergestellt. Am Ende des Prozesses kann hieraus ein PDF erstellt und im Archiv revisionssicher abgelegt werden. Spezielle Suchanfragen ermöglichen die schnelle Recherche der Dokumente als Nachweis z.B. für Revisionsanfragen. Auf Wunsch kann dieses Prozessprotokoll auch mit dazugehörigen SAP Belegen verlinkt werden.

Standardprozess Postverteilung

Standardprozess Postverteilung (flexibel anpassbar)

In folgendem Fallbeispiel wurden durch die OCR auf dem Dokument, abhängig von der jeweiligen Dokumentenklasse, verschiedene Metadaten ausgelesen. Die erkannten Werte können mit einem Drittsystem abgeglichen werden (Verbesserung der Erkennungsqualität). Über eine farbliche Hinterlegung der Felder kann der Anwender direkt erkennen, welche der Felder mit einem hohen (grün) oder einen niedrigen (rot) Vertrauenswert erkannt wurden.

Das Aufbringen von Annotationen (Text, Linien, Stempel, Markierungen etc.) auf dem Dokument ist Standard. In diesem Beispiel werden die Dokumente über einen reinen Webviewer angezeigt. Somit ist keine Installation auf dem Client erforderlich. Das Dokument kann in das Formular integriert oder als neues Fenster (PopUp) auf einem zweiten Monitor komplett separat angezeigt werden. Je nach Arbeitsweise der Anwender erfolgt diese Entscheidung sinnvollerweise innerhalb des Projektes.

Kopfdaten Eingangsdokument

Kopfdaten Eingangsdokument (Formular flexibel anpassbar)