Clever kombiniert! Prozessoptimierung mit
Digital Pen & Paper

1Klick Mail KontaktDirekt vom Papier zum digitalen Geschäftsprozess! Ideal für formularbasierte Dokumente, die Inhalte werden bei der Datenübertragung ausgewertet und ohne Scannen digital zur Verfügung gestellt.

Hierbei können vielfältige Regeln und Berechtigungen hinterlegt werden. So z.B., dass die 2. Unterschrift NACH der 1. Unterschrift erfolgen muss. Die Unterschrift ist zwar auf dem Papierdokument aufgebracht, bei der Übertragung würde jedoch eine Fehlermeldung angezeigt werden.

Handschrift, Blockschrift, Barcodes, Zahlen… der Stift weiß jederzeit wo er sich auf dem Dokument befindet und ob er die Berechtigung besitzt auf diesem Formular oder in diesem Feld, zu schreiben.

Grafik Digital Pen & Paper

Und so funktioniert es:

1. Formularerstellung

Mit dem Forms Designer werden digitale Formulare erstellt, welche, nach Upload auf den Server, ausgedruckt werden. Sie sind durch ein Hintergrundmuster seitenweise eindeutig gekennzeichnet (Digital Paper). In dieses Formular können bereits Daten z.B. Kundendaten mit eingedruckt werden, die das Formular einem Vorgang zuweist. Die Zuweisung des Formulars zu dem Vorgang wird im Server gespeichert.

Formularerstellung
 

2. Ausfüllen des Formulars mit dem Digital Pen

Anschließend wird der Digital Pen genutzt, um das Formular auszufüllen. Der Digital Pen ist einerseits ein normaler Kugelschreiber, der wie gewöhnlich zum Schreiben benutzt wird. Andererseits speichert er mit Hilfe einer Kamera, die das gedruckte Hintergrundmuster erkennt, jeden einzelnen Strich, der mit ihm geschrieben wird. Darüber hinaus erkennt er an dem Hintergrundmuster, auf welcher eindeutigen Seite was wann geschrieben wurde. Auf diese Weise wird die korrekte Zuordnung des Formulars zum entsprechenden Vorgang sichergestellt.

Ausfüllen mit dem Digital Pen
 

3. Übergabe der Daten aus dem Digital Pen an die Datenverarbeitung

Nachdem der Anwender das Formular ausgefüllt hat, gibt er den Digital Pen in die Ladestation, die über USB mit seinem PC verbunden ist. Die gespeicherten, verschlüsselten Daten aus dem Formular werden an einen Server übergeben, der sie dem Formular entsprechend auswertet und dem zuvor gespeicherten Vorgang zuordnet.

Datenübergabe
 

4. Optionale Übernahme der Daten in einen Prozess

Die mit dem Digital Pen aufgenommenen Daten können direkt dem entsprechenden Business Prozess zugeordnet werden, diesen steuern und mit weiteren Daten aus z.B. einem SAP/R3 System angereichert werden. Selbst eine direkte Steuerung der Geschäftsprozesse z.B. durch den Außendienst - via Digital Pen, Bluetooth Handy und SMS/MMS Rückmeldung - ist realisierbar.

Übernahme der Daten in einen Prozess
 

5. Ausdruck des Formulars "on demand"

An jedem beliebigen Prozessschritt können bei Bedarf erneut papiergebundene "digitale" Formulare für den Digital Pen - mit dynamischen Prozessdaten angereichert bzw. vorausgefüllt – gedruckt und weiterverarbeitet werden (Service Protokolle, Prüf-, Checklisten etc.).