OpenText ECM Beratung

1Klick Mail KontaktMit der Erfahrung aus mehr als 100 umgesetzten ECM bzw. DMS/BPM Projekten, berät und begleitet iXenso Unternehmen bei der Implementierung einer unternehmensweiten ECM Lösungsplattform und ggf. Ablösung von Inselsystemen. Enterprise Content Management (kurz ECM) ermöglicht die Verwaltung und insbesondere das Wiederauffinden von strukturierten und unstrukturierten Informationen und Dokumenten.

  • DEN richtigen bzw. DEN besten Weg oder einen Standard "ECM Masterplan" gibt es jedoch leider nicht.
  • Eine individuelle Betrachtung der Kundenanforderung ist notwendig.
  • Die schrittweise ECM Einführung ist unabdingbar!
  • "Papierloses Büro" bleibt Illusion, papierreduzierte Bearbeitung Realität. Papier ist beliebtestes "Interface" des Menschen (digitales Papier).

Grafik ECM Suite

Analysephase

  • Wird das Unternehmen gesetzlichen Anforderungen wie z.B. GdPdU, UStG, Exportrichtlinien etc. gerecht?
  • Wird das Unternehmen den eigenen Service-, Qualitäts- und Compliance Anforderungen gerecht?
  • Wenn nein, wo ist demnach der höchste Leidensdruck?
  • In welchem Bereich bzw. durch welche Lösung kann die kürzeste Amortisierung erreicht werden bzw. ist die Einführung betriebswirtschaftlich am sinnvollsten?
  • Sind die übergeordneten Unternehmensziele mit den vorhandenen Ressourcen erreichbar?
  • Können durch eine Konsolidierung der IT Systeme Kosten reduziert werden?

Konkretisierungsphase

  • Übergeordneter ECM Masterplan erstellen und Teilprojekte definieren.
  • Arbeitspakete der Teilprojekte (WCM, BPM, DMS, Archivierung etc.) und deren Ziele/Ergebnisse festlegen, wie z.B. Erkennungsraten, Bereitstellungszeit digitale Eingangspost, Anteil "Dunkelbuchungen", Servicelevel, Durchlaufzeiten, Qualitätsindex…
  • Management Unterstützung einfordern und Personalvertretung einbeziehen.
  • ECM Team definieren (interne und externe Ressourcen).

Evaluierungs- und Entscheidungsphase

  • Auswahl Hersteller/Implementierungspartner.
  • Zukunftssicherheit und Risikofaktoren (Entwicklungsstandorte, Finanzen, Technologie).
  • Innovationskraft/-geschwindigkeit.
  • Kundenbasis, Internationalität, Support (ggf. weltweit).
  • Partnerlandschaft (Abhängigkeit), Projekt-/Produkterfahrung.
  • PoC (Proof of Conzept) bei starker Integrationstiefe in Drittsysteme.
  • Überprüfung der Anforderungen an die IT-Infrastruktur und Arbeitsplätze
    (Trend geht z.B. zu 2-3 Monitoren bei der Bearbeitung von Dokumenten).
  • Abgleich ECM Masterplan mit IT-Plan (Release Einführung/Abhängigkeiten).
  • Projektteams der Teilprojekte definieren, "stimmt die Chemie"?

Umsetzungsphase

  • Entscheider ggf. Lenkungskreis definieren (Blockierung vermeiden).
  • Fachbereich/Anwender frühzeitig einbeziehen.
  • Laborarbeitsplätze einrichten (unterschiedliche Varianten "zum Anfassen").
  • Pflichtenheft / Rapid Prototyping.
  • Umsetzung überschau- und messbarer Arbeitspakete.
  • 80/20 Regel, nicht in Detaildiskussionen verfallen (pragmatischer Ansatz).
  • Testfälle mit zu erwartenden Ergebnissen definieren.
  • Projektcontrolling installieren (Zeit/Kosten/Qualität).

Einführungsphase

  • Piloteinführung in überschaubarer Größe.
  • Sukzessiver Roll Out (Anwenderzahl/Unternehmensbereiche).
  • Internationalität schrittweise implementieren.
  • Prozesse zeitweise ggf. durch Papierdokument begleiten.

Optimierungsphase

  • Ziele und erreichte Ergebnisse überprüfen.
  • Korrekturmaßnahmen einleiten und Optimierungspotential ausschöpfen.
  • Weitere ECM Module einführen.