Guida l’uso efficiente dell’informazione digitale attraverso la complessità della tua azienda

I processi digitali sono un elemento attivo e trasversale del sistema informativo aziendale, sono tecnologia per l’efficienza dell’azienda

Digital Processes & EIM

La gestione delle attività nel tempo è un fattore chiave di ogni processo di business, per garantirne il risultato e massimizzarne i benefici. In ambito EIM, un’efficace e completa gestione del patrimonio informativo passa attraverso la revisione e digitalizzazione di processi aziendali complessi.
Senza questo passaggio il rischio di avere informazioni obsolete, o peggio la perdita di informazioni, diventa elevato. Le possibili ripercussioni sono numerose: mancata compliance legislativa, decisioni critiche prese in base a informazioni non aggiornate, sbagliate o mancanti, colli di bottiglia nei flussi di lavoro interni ed esterni, insoddisfazione del cliente.

Benefici dei processi digitali integrati in azienda

Utilizzo mirato dell’informazione

Ogni decisione o informazione richiesta ad un utente può essere accompagnata da tutta l’informazione di contesto necessaria, ed eventualmente solo quella. Significa non perdere tempo a cercare e poter prendere decisioni appropriate.

Punto di contatto ideale

Non c’è un limite tecnico al numero ed alla tipologia di utenti che posso far partecipare ad un processo digitale. Possono essere persone dell’azienda, clienti, partner o fornitori. L’interazione tra le parti non avviene necessariamente in tempo reale. La disponibilità immediata non è un vincolo. La distanza geografica non è un problema.

Massimo impiego delle risorse

Che siano sistemi o persone, un processo digitale può gestire un elevato parallelismo delle attività richieste per il completamento di una data lavorazione. Il sistema impone, monitora e concilia i tempi con cui ogni utente o sistema interagisce nel processo. Ogni azione può essere richiesta e svolta sempre “ASAP”.

Insieme al cliente nel tempo

Dal punto di vista dell’utente e di un cliente specialmente, l’interazione guidata da un processo digitale, si concretizza nella disponibilità di un contesto su misura, che lo segue nel tempo, senza mai perdere alcun progresso e per una durata potenzialmente illimitata. Il sistema lavora per il cliente finché ne ha bisogno, che siano minuti, giorni o anni.

Low Code = velocità

La gestione del tempo è un elemento chiave in questo tipo di tecnologie, perché determina molta parte del valore di un’implementazione. Ovviamente anche i tempi di realizzazione sono un fattore di successo, soprattutto in un ambito in cui la frequenza dei cambiamenti può essere dell’ordine di pochi mesi. Per questo è indispensabile adottare una tecnologia che permetta di soddisfare anche questa esigenza. Oggi questa tecnologia è chiamata Low Code ed è parte integrante della tecnologia da noi adottata.

Business Continuity

A differenza di mail e telefonate, i contatti tra i partecipanti di un processo digitale sono mediati dal sistema. Se un operatore, per un qualsiasi motivo, non è in grado di dar seguito ad una attività che ha in carico, allora il sistema può adottare in autonomia una o più delle strategie programmate. Ad esempio, girare l’attività ad un collega con lo stesso ruolo o scalare sul suo capo per ricevere indicazioni su come proseguire.

Integrazione dei sistemi aziendali

La tecnologia di cui disponiamo include numerosi connettori già pronti per questo obiettivo. Dove serve un connettore su misura possiamo contare sull’architettura orientata ai servizi e funzionalità specifiche, per ottenere velocemente il connettore mancante.

Memoria storica

La memoria dell’esecuzione di un processo permette di ripercorrere completamente sull’asse temporale la catena degli eventi che ha portato ad ogni scelta.
Il sistema è in grado di conservare ogni dato utilizzato o generato, in ogni passo di ogni processo, in esecuzione o già eseguito. Questi dati possono costituire una importantissima fonte di informazione e possono essere messi a disposizione di sistemi terzi, magari dedicati all’aggregazione ed analisi dei dati.

Time Matters

Oltre ai benefici portati dalla maggiore velocità di accesso all’informazione, l’ottimizzazione dei processi digitali, si ottiene utilizzando funzioni specifiche per la gestione del tempo nell’esecuzione dei processi implementati.

Promemoria

Check-Lists

Calendari

Scadenze

Tracking

Per l’utilizzo ottimale di questi strumenti sono importanti sia una buona progettazione iniziale, sia una periodica revisione dei criteri in un’ottica di miglioramento continuo.

Digital Processes nel mercato

Abbiamo riassunto nel titolo “Digital Processes” ciò che nei fatti è una collezione di metodi e tecnologie che il mercato nel tempo ha conosciuto come: Workflow, Business Process Management, Case Management, Process Optimization, Digital Process Automation e Low Code. In varia misura sono tutti metodi di automazione che utilizzano software per eseguire processi e automatizzare attività, con l’obiettivo di completare e ottimizzare un flusso di lavoro. In particolare, dove i processi di business necessitano di una qualche forma di interazione umana.

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