Arbeiten Sie agil von überall aus auf dem digitalen workspace mit 360° Sicht

Vom weltweit führenden ECM Spezialisten und EIM Anbieter für strukturierten und unstrukturierten Content

Informationen sind das Kapital ihres Unternehmens

Das globale Datenwachstum ist ungebrochen und Unternehmen stehen gleichzeitig vor der Herausforderung, mit z.B. Microsoft Office365 erzeugten Dokumenten immer striktere Regelungen einzuhalten. Dies gilt sowohl in Bezug auf die interne Compliance als auch mit Blick auf die länderübergreifende Gesetzgebung. Längst umfasst „Dokumentenmanagement“ keine bloße Verwaltung mehr. Es geht im Sinne eines übergeordneten Enterprise Content beziehungsweise Enterprise Information Managements (ECM/EIM) vielmehr darum, äußerst vielschichtige Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren – die Spanne reicht dabei von der GoBD bzw. rechtskonformen Aufbewahrung bis zur jederzeitigen Verfügbarkeit über leistungsstarke Suchfunktionen von jedem berechtigten Standort aus.

In führenden Applikation wie z.B. SAP S/4HANA Dokumente, Mails und zusätzliche Informationen in einer dynamischen und intelligenten Aktenstruktur bereitzustellen, schafft Transparenz und Ordnung.

Ihr Nutzen durch einen strategischen ECM Ansatz
 

Information
Governance

Wo Informationen gesammelt und verwertet werden, besteht die Gefahr, dass diese von Dritten unbefugter Weise abgegriffen und für eigene Zwecke eingesetzt werden. Um dies zu verhindern, ist eine effiziente Information Governance unerlässlich.

Fundierte Geschäfts-
entscheidungen

Nur wer die verfügbaren Informationen optimal aufbereiten und nutzen kann, ist in der Lage bessere und fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Kostenreduzierung

Eine ECM-Strategie trägt in vielen Bereichen zur Kostenreduzierung bei. So kann ein ECM-System als Informationsdrehscheibe fungieren und somit zur Senkung der Kosten für Aufbewahrung, Verteilung und Bearbeitung von Inhalten beitragen.

Automatisierung

Effiziente Prozesse führen zudem dazu, dass Routinetätigkeiten automatisiert werden. Mitarbeiter werden entlastet und die Fehlerquote bei der Bearbeitung sinkt.

Bereichsübergreifende Zusammenarbeit

Werden Informationen in einem zentralen System bereitgestellt, auf das von allen berechtigten Personen zugegriffen werden kann, so erleichtert dies die Zusammenarbeit enorm. Jeder hat Zugriff auf denselben Informationsstand und kann selbst Informationen für andere bereitstellen, ohne ein weiteres System (z.B. E-Mail) zu nutzen.

Sicherung des Unternehmenswissens

In der heutigen Zeit existieren sehr viel Silos, in denen die unterschiedlichen Informationen vorgehalten werden. So ist zwar das gesamte Unternehmenswissen vorhanden, steht jedoch nicht jedem zur Verfügung. Die Folge ist, dass Informationen doppelt beschafft und verwaltet werden, was wiederum mit Aufwänden verbunden ist. Ein ECM-System bricht diese Silos auf stellt die Informationen zentral und ortsunabhängig bereit. Dadurch können diese bereichs- und ortsübergreifend genutzt werden.

Einhaltung von Vorschriften

In unserer immer komplexer werdenden Welt sind immer mehr Regularien und gesetzliche Bestimmungen einzuhalten. Dabei reicht das Spektrum von unternehmensinternen Regeln (z.B. Compliance Richtlinien) bis hin zu länderübergreifenden Regularien (z.B. DSGVO). Ein ECM-System kann durch die transparente Abbildung der Unternehmensprozesse einen wichtigen Beitrag zur Einhaltung aller dieser Bestimmungen leisten.

Die Herausforderung für Unternehmen liegt nun darin, diese Informationen effizient und zielgerichtet zu nutzen – hierbei kann ein ECM System eine zentrale Rolle spielen.

(Simon Kainz, Senior Consultant – iXenso AG)

Ein ECM/EIM-System ist die Drehscheibe für sämtliche unternehmensrelevante Informationen

Die Anforderungen an die IT Infrastruktur unterliegen einem immer stärker werdenden Wandel. Verwaltung und Unternehmen treffen auf einen agilen und dynamischen Markt bzw. Kunden und Bürger, welche – insbesondere im „Smartphone Zeitalter“ – hohe Erwartungen an die bereitgestellten IT Lösungen stellen. Somit ist eine hochflexible und zukunftsträchtige Technologie Plattform unabdingbar geworden. Businessprozesse müssen agil verändert und implementiert werden können, bei gleichzeitiger Gewährleistung der Revisionssicherheit und Langzeitspeicherung von Informationen.

Erfassung
(Capture)

Unter „Erfassung“ versteht man das Erstellen, Beschaffen und Organisieren von Informationen mittels Dateneingabe, OCR oder KI.

Verwaltung
(Manage)

Die Verwaltung erfolgt durch Verarbeitung, Modifizierung und Nutzung der vorhandenen Informationen.

Speicherung
(Store)

Speicherung meint das temporäre Speichern von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind.

Ausgabe
(Deliver)

Die Ausgabe erfolgt, indem Informationen für Kunden und Endanwender bereitgestellt werden. Bevorzugt über ein zentrales Outputmanagement System mit dynamischen Templates.

Bewahrung
(Preserve)

Im Gegensatz zur Speicherung ist mit „Bewahrung“ die mittel- und langfristige Aufbewahrung und Sicherung von Informationen gemeint („Langzeit-Archivierung).

„Enterprise Connect“ bietet die Möglichkeit die Aktenstruktur im Windows Explorer abzubilden. Anwender können somit per Drag & Drop einfach Dateien vom Windows Explorer direkt im ECM-System Ordner ablegen. Die nahtlose Integration in Microsoft Office365 ermöglicht die gleichzeitige Bearbeitung und Versionierung von Office Dokumenten im ECM ohne Zwischenspeichern der Dateien. Für die Zusammenarbeit (Collaboration) über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg bietet ECM vielfältige Möglichkeiten und Funktionen, die über ein Berechtigungskonzept gesteuert werden können. Dazu gehören u.a. die Wichtigsten wie

  • Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten
  • Benachrichtigungen, z.B. bei Änderungen an Dokumenten
  • Versionierung bei der Ablage von Dokumenten
  • Komplexe Workflows
  • Aufgaben- und Aufgabenlisten
  • Wiedervorlagen
  • Volltext Indexierung
  • Intelligente Suchfunktionen

Eine zentrale Plattform für Akten, Dokumente, Mails und Informationen

Die digitalen workspaces lassen sich hierbei beliebig und flexibel in Relation setzen. Somit ist zu jederzeit eine vollständige 360° Sicht der Informationen gewährleistet.

„Single point of entry“ der Anwender

Ein übersichtlicher Einstieg, je nach Rolle des Anwenders konfigurierbar und mit moderner HTML5 Technologie. Somit ist der Prozess nur ein Mausklick weit entfernt.

360° Aktenstruktur für Dokumente, Mails, Informationen aus führenden Anwendungen wie SAP S/4HANA oder Salesforce

Vollständig integrierbar in führende Applikationen

Besonderen Wert wird hierbei auf das „Benutzer Erlebnis“ gesetzt, denn die ECM Plattform „fühlt“ sich immer gleich an bzw. funktioniert immer identisch – egal in welcher Applikation.

intelligente und dynamische Aktenstruktur integriert in SAP S/4HANA und Microsoft Office365

Extended ECM (xECM) bildet als zentrales Element die technische Grundlage für die digitale Transformation eines Unternehmens.

Eine Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten und Funktionen können durch unternehmensspezifische Konfigurationen an die jeweiligen Geschäftsprozesse angepasst werden. Per „Enabler“ bereits direkt in SAP S/4HANA, SAP R/3, Microsoft Office365 und SharePoint, SalesForce oder SAP SuccessFactors integriert entsteht ein System, dass mit ihrem Unternehmen einfach „mitwächst“.

Ihr Nutzen

  • Konsequente Verfolgung und Umsetzung einer Enterprise Information Management Strategie, insbesondere in einer SAP Umgebung
  • Reduzierung von Siloapplikationen und Konsolidierung auf wenige Technologien
  • Reduzierung der IT-seitige Betreuung
  • Agile und komplexe Workflow-Abbildungen und DMS Lösungen realisierbar
  • Einfacher Zugriff auf Content im gesamten Unternehmen via Webbrowser
  • Zugang zu SAP-Daten für „nicht-SAP-Anwendungen“, direkt am Dokument
  • SAP-Business-Objekten dynamisch zugeordneter Content
  • Sicherer Austausch von Dokumente und Unterlagen mit Businesspartnern („corporate governance dropbox“)
  • Problemlose Integration in externe Systeme (Enterprise Library Webservices)
  • Robuste und bewährte Archivierungstechnologie für hohe Volumen
  • Fristgerechte Aufbewahrung und Löschung mittels Records Managements

SAP S/4HANA, SAP R/3, Microsoft Office365, SalesForce oder SAP SuccessFactors

EIN digitaler workspace, mittels einfachem „Enabler“ integriert in unterschiedliche Applikationen

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