LAVORARE AGILMENTE DA QUALSIASI POSTO NELLO SPAZIO DI LAVORO DIGITALE CON VISIONE A 360°

Dal leader mondiale, specialista ECM e fornitore di EIM per contenuti strutturati e non strutturati

L’informazione è il capitale della vostra azienda

La crescita globale dei dati continua senza sosta, mentre le aziende si trovano ad affrontare la sfida di rispettare normative sempre più severe. Ciò vale sia in termini di conformità interna che in vista di una legislazione trans-nazionale. La “gestione documentale” ha da tempo cessato di includere la mera amministrazione. In termini di contenuti aziendali sovraordinati o di gestione delle informazioni aziendali (ECM/EIM), si tratta piuttosto di digitalizzare e ottimizzare processi aziendali estremamente complessi – la gamma si estende dall’archiviazione conforme alla legge alla disponibilità in qualsiasi momento attraverso potenti funzioni di ricerca da qualsiasi luogo autorizzato.

Il vostro vantaggio attraverso un approccio strategico ECM
 

Governance
dell’informazione

Dove si raccolgono e utilizzano le informazioni, vi è il rischio che esse possano essere sfruttate da terzi in modo non autorizzato ed essere utilizzate per i propri scopi. Per evitare che ciò avvenga, è essenziale una governance efficiente delle informazioni.

Sane decisioni
di business

Solo chi è in grado di preparare e utilizzare in modo ottimale le informazioni disponibili è in grado di prendere decisioni commerciali migliori e più informate.

Riduzione dei costi
 

Una strategia ECM contribuisce alla riduzione dei costi in molti settori. Ad esempio, un sistema ECM può agire come un hub di informazioni e quindi contribuire a ridurre i costi di archiviazione, distribuzione ed elaborazione dei contenuti.

Automazione
 

Processi efficienti portano anche all’automazione delle attività di routine. I dipendenti ne traggono beneficio e il tasso di errore durante l’elaborazione viene ridotto.

Cooperazione interdipartimentale

Se le informazioni sono fornite in un sistema centrale accessibile a tutte le persone autorizzate, ciò facilita enormemente la cooperazione. Ognuno ha accesso allo stesso livello di informazioni e può fornire informazioni per gli altri senza utilizzare un altro sistema (ad esempio la posta elettronica).

Garantire la conoscenza dell’azienda

Al giorno d’oggi ci sono molti silos in cui sono memorizzate diverse informazioni. Così, l’intera conoscenza aziendale è disponibile, ma non è disponibile per tutti. La conseguenza è che le informazioni vengono acquisite e gestite due volte, il che a sua volta è associato a maggiori spese. Un sistema ECM rompe questi silos e rende le informazioni disponibili in modo centralizzato e indipendente dall’ubicazione. In questo modo l’informazione può essere diffusa e delocalizzata.

Conformità alle normative
 

Nel nostro mondo sempre più complesso, sempre più regolamenti e requisiti legali devono essere osservati. Lo spettro va dalle regole interne dell’azienda (ad es. direttive di conformità) alle normative trans-nazionali (ad es. GDPR). Un sistema ECM può dare un importante contributo al rispetto di tutte queste normative, mappando in modo trasparente i processi aziendali.

“La sfida per le aziende consiste ora nell’utilizzare queste informazioni in modo efficiente e mirato – un sistema ECM può svolgere un ruolo centrale in questo senso”.

(Simon Kainz, Senior Consultant – iXenso AG)

Un sistema ECM/EIM è il fulcro di tutte le informazioni rilevanti per l’azienda

Le esigenze dell’infrastruttura IT sono soggette a cambiamenti sempre più frequenti. Le amministrazioni e le aziende si trovano ad affrontare un mercato agile e dinamico o clienti e cittadini che – soprattutto nella “era degli smartphone” – hanno grandi aspettative nei confronti delle soluzioni IT fornite. Per questo motivo è diventata indispensabile una piattaforma tecnologica altamente flessibile e orientata al futuro. I processi aziendali devono poter essere modificati e implementati in modo agile, garantendo al contempo la verificabilità e l’archiviazione a lungo termine delle informazioni.

Acquisizione
(Capture)

Per “capture” si intende la creazione, l’acquisizione e l’organizzazione delle informazioni mediante l’inserimento di dati, l’OCR o l’IA.

Amministrazione
(Manage)

La gestione viene effettuata elaborando, modificando e utilizzando le informazioni disponibili.

Memorizzazione
(Store)

Per memorizzazione si intende la conservazione temporanea di informazioni che non sono degne di essere archiviate o che sono soggette ad archiviazione.

Consegna
(Deliver)

L’output viene realizzato fornendo informazioni per i clienti e gli utenti finali. Preferibilmente tramite un sistema centrale di gestione dell’output con modelli dinamici.

Conservare
(Preserve)

A differenza dell’archiviazione, per “conservazione” si intende la conservazione a medio e lungo termine e la salvaguardia delle informazioni (“archiviazione a lungo termine”).

“Enterprise Connect” offre la possibilità di mappare la struttura dei file in Windows Explorer. Gli utenti possono quindi semplicemente trascinare i file da Windows Explorer direttamente nella cartella del sistema ECM. La perfetta integrazione con Microsoft Office365 consente l’editing e il versioning simultaneo dei documenti di Office nell’ECM senza memorizzazione intermedia dei file. ECM offre un’ampia gamma di opzioni e funzioni per la collaborazione tra i vari reparti e paesi, che possono essere controllate tramite un concetto di autorizzazione. Tra queste, le più importanti sono:

  • Creare, modificare e cancellare documenti
  • Notifiche, ad esempio per modifiche ai documenti
  • Versioning durante l’archiviazione dei documenti
  • Flussi di lavoro complessi
  • Elenco dei compiti e delle attività
  • Follow-ups
  • Indicizzazione del testo completo
  • Funzioni di ricerca intelligente

UNA PIATTAFORMA CENTRALE PER FILE, DOCUMENTI, E-MAIL E INFORMAZIONI

Gli spazi di lavoro digitali (digital workspace) possono essere messi in relazione tra loro in qualsiasi modo desiderato e flessibile. Ciò garantisce una visione completa a 360° delle informazioni in ogni momento.

“Singolo punto di ingresso” degli utenti

Una chiara introduzione, configurabile secondo il ruolo dell’utente e con la moderna tecnologia HTML5. Così il processo è a un solo clic del mouse.

Completamente integrabile nelle principali applicazioni

Particolare enfasi è posta sulla “user experience”, perché la piattaforma ECM si presenta in modo uniforme o funziona in modo identico – indipendentemente dall’applicazione.

L’ECM esteso (xECM), come elemento centrale, costituisce la base tecnica per la trasformazione digitale di un’azienda.

Un’ampia gamma di opzioni e funzioni di integrazione può essere adattata ai rispettivi processi aziendali attraverso configurazioni specifiche dell’azienda. Già integrato direttamente in SAP S/4HANA, SAP R/3, Microsoft Office365 e SharePoint, SalesForce o SAP SuccessFactors tramite “Enabler”, viene creato un sistema che semplicemente “cresce” con la vostra azienda.

Il vostro vantaggio

  • Perseguimento e implementazione coerente di una strategia di Enterprise Information Management, soprattutto in ambiente SAP
  • Riduzione delle applicazioni dei silo e consolidamento ad alcune tecnologie
  • Riduzione del supporto informatico
  • Workflow agili e complessi e soluzioni DMS realizzabili
  • Facile accesso ai contenuti in tutta l’azienda tramite browser web
  • Accesso ai dati SAP per “applicazioni non SAP”, direttamente sul documento
  • SAP Business Objects Contenuto assegnato in modo dinamico
  • Scambio sicuro di documenti e record con i partner commerciali (“corporate governance dropbox”)
  • Facile integrazione in sistemi esterni (Enterprise Library Web Services)
  • Tecnologia di archiviazione robusta e collaudata per volumi elevati
  • Archiviazione e cancellazione tempestive grazie alla gestione dei record

SAP S/4HANA, SAP R/3, MICROSOFT OFFICE365, SALESFORCE OR SAP SUCCESS FACTORS

Un unico spazio di lavoro digitale, integrato in diverse applicazioni mediante un semplice “abilitatore”

Continuando ad utilizzare il sito, l'utente accetta l'uso dei cookie. Maggiori informazioni

Die Cookie-Einstellungen auf dieser Website sind auf "Cookies zulassen" eingestellt, um das beste Surferlebnis zu ermöglichen. Wenn du diese Website ohne Änderung der Cookie-Einstellungen verwendest oder auf "Akzeptieren" klickst, erklärst du sich damit einverstanden.

Chiude