Die revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten und Geschäftsverkehr ist eine Pflicht für Unternehmen, um den Anforderungen der Finanzbehörden Genüge zu tun. Zusätzlich verlangt die junge Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dass personenbezogene Daten sicher und zweckgebunden gespeichert werden sowie auf Verlangen vollständig gelöscht werden können. Umfassende Dokumenten-Management-Lösungen treten an, diese komplexe Aufgabe umfänglich und effektiv zu lösen – für Unternehmen verschiedenster Größe und verschiedensten Wachstums.
Von revisionssicherer digitaler Archivierung spricht man, wenn das System in der Lage ist, Informationen und Dokumente nach gesetzlichen Vorgaben und Pflichten zu archivieren. Insbesondere müssen die Dokumente gegen nachträgliche Veränderung geschützt und der Zugriff für die Finanzbehörden bei einer Prüfung gewährleistet sein. Ferner muss ein Schutz gegen Verlust und Ausspähen bestehen.
Neben den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten¬zugriff (GoBD) und Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) regeln Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung, welche Dokumente in welcher Form und wie lange vorgehalten werden müssen. Ebenso müssen gegebenenfalls abweichende Rechtslagen anderer Länder und unternehmensinterne Compliance-Regeln berücksichtigt werden.
Systeme für das Dokumenten-Management
Darauf spezialisierte Dokumenten-Management-Systeme (DMS) versetzen ein Unternehmen in die Lage, in diesem komplexen Umfeld effektiv zu bleiben. Sie helfen bei der revisionssicheren Archivierung und späteren gezielten Vernichtung von Unterlagen. Sie erlauben saubere Zugriffskontrolle und ermöglichen bei Bedarf weltweiten Zugriff.
DMS speichern alle digitalen Formate: digitale Geschäftsbriefe, Angebote, Faxe, Präsentationen, E-Mails, Webforms und viele mehr. Dazu indiziert es deren Inhalt für Suchanfragen, erfasst Papierdokumente und legt diese gescannt als PDF-Dateien ab. Durch Schrifterkennung kann ihr Inhalt genauso bei einer Stichwortsuche berücksichtigt werden wie der originär digitaler Dokumente. Damit findet man alle archivierten Dokumente und spezielle Inhalte gleichermaßen leicht und schnell.
Bei der Digitalisierung kommen Formate zum Einsatz, die einerseits eine langfristige Lesbarkeit garantieren (beispielsweise TIFF), andererseits für die revisionssichere Archivierung geeignet sind (PDF/A).
Der Zugriff auf Dokumente ist nicht nur mehrstufig geregelt, sondern wird auch protokolliert (Audit Trail). Per Verfallsdatum kann ein Dokument automatisiert gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungspflicht dafür erlischt.
Die technische Realisierung
Gerade mittelständische Unternehmen profitieren von DMS-Komplettlösungen, die den Einrichtungs- und Betriebsaufwand reduzieren und damit die eigene IT entlasten. Möchte man die Daten nicht außerhalb des Unternehmens lagern, bieten sich Hardwarekomplettlösungen wie der „Silent Cube“ an. Dieser speichert revisionssicher und ist mehrfach gegen Datenverlust, Hardwareausfall und Fehlkonfiguration gesichert. Seine Kapazität ist bis in den Petabyte-Bereich erweiterbar.
Wer auch die Hardware außer Haus geben möchte, für den sind Cloud-Lösungen sinnvoll. Hier liegen Betrieb und Wartung in den Händen von Experten in den Rechenzentren der Cloud-Anbieter. Bezahlt wird nach Funktions- und Kapazitätsnutzung. Eine Anbindung an vorhandene oder geplante ERP-Systeme wie SAP Business ByDesign, das cloudbasierte ERP für den Mittelstand, kann recht einfach erfolgen.
Integration von Vorteil
Es ist sicher von Vorteil, alle Dokumente über eine Quelle verfügbar zu haben. So ist es fast schon Pflicht, sein Dokumenten-Management gut ins bestehende oder neue Enterprise Resource Planning (ERP) zu integrieren. Wenn keine Kapazitäten im eigenen Haus verfügbar sind, helfen beim Enterprise Content Management (ECM) und der Integration Dienstleister wie iXenso, ein Implementierungspartner für OpenTextTM, eine Cloud-Software-Suite rund um Informationsmanagement in Unternehmen, die auch DMS umfasst.
Im Fokus eines Einführungsprojektes stehen dabei sowohl die Anforderungen der Finanzbehörden und des Datenschutzes als auch die unternehmerischen Ziele einer guten Benutzbarkeit und einer nahtlosen Integration in vorhandene IT-Systeme.