Weg in die Cloud
Wie ECM-Systeme Insellösungen ablösen?
Von: Lea Sommerhäuser
„Leider kommen immer noch zu häufig regionale Insellösungen zum Einsatz“, bemängelt Thomas Kleiner, CEO der iXenso AG. Im Zuge der Einführung von Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) werden diese Insellösungen jedoch nach und nach abgelöst.
IT-DIRECTOR: Herr Kleiner, welche Rolle spielt das Thema „Globalisierung“ für das Dokumenten-Management?
T. Kleiner: Sowohl internationale Gesetze als auch interne Compliance-Regeln werden zunehmend strenger. Hier wird ein Dokumenten-Management-System (DMS) unverzichtbar, welches auch die revisionssichere Archivierung und spätere Vernichtung von Unterlagen sowie den weltweiten Zugriff auf Informationen gewährleistet. Die Globalisierung ist somit ein weiterer „Treiber“ bei der Implementierung dieser Systeme.
IT-DIRECTOR: Inwieweit vertrauen Großunternehmen mit internationalen Niederlassungen auf ein einheitliches DMS? Oder kommen anno 2017 noch überwiegend Insellösungen zum Einsatz?
T. Kleiner: Leider kommen immer noch zu häufig regionale Insellösungen zum Einsatz. Im Zuge der Einführung von Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM) werden diese Insellösungen jedoch nach und nach abgelöst. Das ist insbesondere auch mit dem Weg in die Cloud verbunden. Ein mögliches Problem sind so genannte „U-Boot-Projekte“ in Form von dezentralen Lösungen. Sie können entstehen, wenn sich die Entscheidung für ein zentrales DMS und die damit verbundene hohe Einzelinvestition deutlich verzögert, etwa durch die teils noch fehlende digitale Kompetenz des Managements.
IT-DIRECTOR: Worin bestehen die Vor- und Nachteile, wenn eine Firma in ihren einzelnen Niederlassungen unterschiedliche Dokumenten-Management-Lösungen einsetzt?
T. Kleiner: Gerade bei niederlassungsübergreifenden (internationalen) Projekten führen Insellösungen zu Medienbrüchen, doppelter Datenhaltung und ggf. sogar zu Sicherheitsproblemen, da Anwendern aus unterschiedlichen Länderniederlassungen Zugriffsberechtigungen erteilt werden müssen. Unterscheiden sich die DMS-Lösungen dann noch erheblich im Funktionsumfang, müssen sich die leistungsstärksten Systeme am schwächsten „Glied“ der Prozesskette ausrichten. Vorteile können sich durchaus durch die regionalen Anbieter und deren Service direkt vor Ort ergeben. Auch das Preisgefüge vor Ort kann die jeweiligen Anschaffungskosten beeinflussen. In der Regel werden solche vermeintlichen Vorteile durch einen zentralen Einkauf einer übergreifenden DMS-Lösung aber wieder kompensiert.
IT-DIRECTOR: Welche Möglichkeiten würde an dieser Stelle die Einführung einer einheitlichen DMS-Lösung bieten?
T. Kleiner: An erster Stelle stehen hier deutlich geringere Anschaffungskosten (bzw. monatliche Kosten bei Cloud-Lösungen) pro User durch einen Volumenrabatt, welcher mittlerweile von jedem Anbieter bereitgestellt wird. Weitere Vorteile sind durchgängige Prozesse, transparente Zugriffsrechte, übergreifende Suchfunktionen sowie Auswertungs- und Analysemöglichkeiten (Big Data). Ein ganz wichtiger Aspekt ist zudem ein einheitliches Audit Trail bzw. eine zentrale Zugriffs- und Änderungsprotokollierung.
IT-DIRECTOR: Worin bestehen zugleich die Herausforderungen (z.B. zeitlich, personell, finanziell) bei der Einführung? Welche Stolpersteine gibt es oftmals?
T. Kleiner: Zu den Herausforderungen zählt die Entscheidung, in welchen Sprachen das DMS eingeführt werden kann und ob die Metainformationen in mehreren Sprachen oder nur in Englisch gespeichert werden. Zeitkritisch und personalintensiv können auch der Einigungsprozess einer einheitlichen Ablagestruktur, der Dokumentklassen und -arten und die Integration lokaler IT-Systeme werden. Das sicherlich größte Risiko bei einer Einführung ist jedoch das Projektklima zwischen Implementierungspartner und Kunde.
IT-DIRECTOR: Wie schnell ist der Umgang mit einem DMS gelernt? Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
T. Kleiner: Moderne Dokumenten-Management-Systeme sind heute intuitiv und komfortabel via Browser bedienbar. Wer sich bereits mit dem Browser im Internet bewegt, arbeitet sich schnell in die neuen HTML5-User-Interfaces (Bedienungsoberflächen) ein. Die Herausforderung besteht eher im korrekten „fachlichen“ Umgang mit Informationen und Dokumenten, also der richtigen örtlichen Ablage und dem Qualitätsbewusstsein der Anwender (z.B. korrekte und sinnvolle Verschlagwortung). Sofern diese Sensibilisierung erfolgt ist, beschränkt sich der Schulungsaufwand auf wenige Stunden und sollte nach dem „Train-the-Trainer“-Konzept und über sogenannte „Key User“ erfolgen.
IT-DIRECTOR: Die gesetzliche Regelung im Umgang mit Daten und Dokumenten ist von Land zu Land unterschiedlich. Inwieweit wird dies von einem Dokumenten-Management-System berücksichtigt?
T. Kleiner: Das DMS stellt nur die technischen Rahmenbedingungen zur Verfügung. Länderspezifische Regelungen müssen gemeinsam mit dem Implementierungspartner im System konfiguriert und mit den Unternehmensprozessen in Einklang gebracht werden. Sehr umfangreiche gesetzliche Anforderungen können teilweise nur durch Anpassungsprogrammierung erfüllt werden, hier sei u.a. Italien mit dem sogenannten „codice amministrazione digitale“ genannt. Umso wichtiger ist eine offene und gut dokumentierte Programmierschnittstelle, am besten auf Basis einer „Rest API“ mit Webservices.
IT-DIRECTOR: Wie wird das Thema „sprachliche Barrieren“ angegangen?
T. Kleiner: Mittel der Wahl sind hier – wenn möglich – Bedienungsoberflächen in der lokalen Sprache und entweder eine einheitliche Speicherung in Englisch oder mehrsprachige Speicherung der Metainformationen. Bei einer mehrsprachigen Speicherung ist eine zentrale Verwaltung und kontinuierliche Pflege der Mapping-Tabellen und Auswahllisten jedoch unabdingbar. Die Projektsprache ist natürlich Englisch. Eine weitere Herausforderung stellen in diesem Zusammenhang ggf. kulturelle Unterschiede dar.
IT-DIRECTOR: Inwiefern ist der sichere Datenaustausch über Ländergrenzen hinweg gewährleistet?
T. Kleiner: Moderne DMS- und ECM-Systeme kommunizieren untereinander heutzutage verschlüsselt via HTTPS-Protokoll bzw. Webservices und speziellen Zertifikaten. Unterschiedliche DMZ-Ebenen und dedizierte VPN-Strecken gewährleisten zusätzlich ein hohes Maß an Sicherheit.
IT-DIRECTOR: Was muss eine (internationale) DMS-Software anno 2017 generell leisten? Worauf sollten Anwender demnach achten, wenn sie auf der Suche nach einer entsprechenden Lösung sind?
T. Kleiner: Sinnvoll ist es, direkt eine ECM-Plattform einzuführen, in der DMS- und Prozess-Management-Funktionalitäten enthalten sind und mit der der Kunde wachsen kann. Diese sollte durchgängig mit dem Browser bedienbar sein, eine service-orientierte Architektur (SOA) aufweisen und sich in wichtige Systeme (ERP, Office, CAD etc.) nahtlos integrieren lassen. Zudem sollte der Anbieter sowohl eine On-Premise-, Cloud- und evtl. auch eine hybride Variante anbieten können.
IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen hierbei moderne Technologien wie elektronische Signaturen und mobile Applikationen?
T. Kleiner: Der mobile Zugriff auf den Content muss gewährleistet sein, um zeitkritische Prozesse implementieren zu können. Zudem entstehen hierdurch Marktchancen in der Kommunikation und dem Service mit den eigenen Kunden. Elektronische Signaturen ermöglichen eine digitale Unterschrift, wobei hier – insbesondere länderübergreifend und leider auch innerhalb der Europäischen Union – noch sehr viel Nachholbedarf und Konsolidierungspotential vorhanden ist. So können u.a. Dokumente mit einer sogenannten qualifizierten digitalen Signatur (z.B. via neuem Personalausweis) noch nicht länderübergreifend verifiziert werden.