OpenText ECM Consulting vom Digitalisierungsexperten

Fünf wesentliche Aspekte bei der ECM Einführung in international agierenden Unternehmen

Thomas Kleiner

OpenText ECM Consulting

In komplexen ECM oder EIM Projekten ist es nicht getan, einfach nur mit OpenText Content Server Know-how in die Projekte zu gehen. Fatal kann es werden, wenn in einem Projekt mehrere unterschiedliche OpenText Partner die Kundenanforderungen umsetzen wollen, weil der Einzelne nur über spezifisches OpenText Produkt Know-how verfügt. Für mich war es von Beginn an strategisch, dass wir im OpenText ECM Consulting den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes oder einer Information – praktisch „aus einer Hand“ – abdecken können.

iXenso ist die letzten 20 Jahre quasi durch das OpenText ECM Consulting „groß“ und erfolgreich geworden. Als einer der ganz wenigen OpenText Platinum Partner können wir auf ein breites Spektrum des wichtigsten OpenText Produkt-Portfolios zurückgreifen. Eine professionelle Partnerschaft auf Augenhöhe, wie die OpenText Auszeichnungen der letzten Jahre zeigen. Aktuell treiben wir mit 35 zertifizierten OpenText ECM Spezialisten die Digitalisierungsprojekte bei unseren Kunden voran. Internationale DAX-Konzerne vertrauen auf unsere Expertise, ebenso wie namhafte Kunden aus dem gehobenen Mittelstand

5 wesentliche Aspekte

International aufgestellte Unternehmen und Organisationen die sich derzeit mit der Einführung eines ECM-Systems beschäftigen, sollten meiner Meinung nach unter Anderem vor allem fünf wesentliche Aspekte im Auge behalten:

1) Insellösungen vermeiden

Isolierte Insellösungen in einzelnen Bereichen oder an einzelnen Standorten stellen in vielen Unternehmen nach wie vor die größte Herausforderung im Dokumentenmanagement dar. Prozesse werden ausgebremst, die Produktivität sinkt, die IT-Ressourcen werden durch mehrfache Datenhaltung belastet. Im ungünstigsten Fall kommen noch Sicherheitsprobleme hinzu, die in der Praxis häufig durch komplexe, unterschiedliche Zugriffsberechtigungen entstehen können. Aufpassen muss man hier vor allem mit Blick auf dezentrale Lösungen, die sich als vermeintliche Interimslösung schnell und dauerhaft etablieren können, etwa im Zuge langwieriger Entscheidungsprozesse rund um ein zentrales ECM System.

2) Gesamtkosten kritisch betrachten

Häufig werden vermeintliche Kostenvorteile als Grund für das Beibehalten lokaler Lösungen in einzelnen Regionen und Ländern angeführt. Wer eine seriöse Gesamtkostenbetrachtung durchführen möchte, sollte jedoch sehr genau hinsehen und sich nicht von einzelnen Aspekten und Positionen täuschen lassen. Lokale Preisunterschiede, die auch mit den jeweiligen Kosten für Dienstleistern zusammenhängen können, werden unter dem Strich durch eine zentrale Lösung oft mehr als ausgeglichen. Hohe Volumen in der Lizenzbeschaffung ermöglichen zumeist ganz andere Konditionen.

3) Abbildung individueller Richtlinien

Wer mehrere Standorte unterhält und länderübergreifend agiert, muss sich zwangsläufig auch mit der zum Teil (selbst innerhalb der EU) deutlich abweichenden Gesetzgebung beschäftigen. Komplett „von der Stange“ lässt sich dies häufig nicht in der gebotenen Komplexität umsetzen. Einen klaren Vorteil bieten hier Systeme, die über eine möglichst umfassend dokumentierte Schnittstelle mit Webservices (API) verfügen. Gemeinsam mit ihren IT-Partnern sind Unternehmen dann in der Lage, die Lösungen entsprechend zu implementieren und mit den bestehenden Prozessen im Unternehmen abzustimmen.

4) Sensibilisierung und Einbeziehung der Anwender

Wie erfolgreich eine ECM Einführung mittel- und langfristig verläuft, hängt nicht zuletzt auch mit denen zusammen, die täglich mit diesem System arbeiten. Die eigentliche Bedienung spielt hier in der Regel keine allzu große Rolle mehr, da die meist browserbasierten Benutzeroberflächen nach einer kurzen Einführung normalerweise keine weiteren Fragen aufwerfen. Das Augenmerk sollte vielmehr von Anfang an darauf gelegt werden, die ECM Funktionalitäten nahtlos in allen führenden Applikationen wie z.B. SAP S/4HANA oder Microsoft Office365 zu integrieren. Wer dies von Anfang an berücksichtigt, legt einen ganz wesentlichen Grundstein für das nachhaltige Gelingen des ECM-Projekts.

5) Sicherheit bleibt zentral

Sicherheitsfragen sollten bei jeder kritischen Unternehmensanwendung einen wesentlichen Aspekt darstellen. Dies beginnt bereits auf Anwenderebene mit einer transparenten Vergabe von Berechtigungen und Freigaben und beinhaltet auch die Möglichkeit, Änderungen und Zugriffe zentral zu protokollieren. Mittlerweile selbstverständlich sein sollte eine verschlüsselte Kommunikation beim Datenaustausch sein. Ein weiteres Plus an Sicherheit ergibt sich, wenn keine Informationen und Dokumente mehr per Mail versendet werden. Der Content aus dem ECM System wird dem entsprechenden Businesspartner mittels Sharefunktion einfach in einer separaten DMZ-Ebene (Demilitarized Zone) bereitgestellt.

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