Es ist seit Jahrtausenden der goldene Grundsatz des Geschäftslebens: „Verträge sind einzuhalten.“ Allerdings sind die Verträge in modernen Unternehmen auf eine schier unüberschaubare Menge angeschwollen, jeweils mit unterschiedlichen Laufzeiten, verschiedensten Vertragspartnern in den jeweiligen Abteilungen und je eigenen Konditionen. Wer hier als Kunde oder Lieferant keinen Überblick hat, zahlt zu viel beziehungsweise liefert zu veralteten Konditionen mit zu geringer Marge. Mit Vertragsmanagement auf der Basis von Enterprise Content Management (ECM) lässt sich das Vertrags-Handling vereinfachen und lassen sich Kosten senken.
ECM-Systeme gehen über klassisches Dokumenten-Management hinaus. Sie beinhalten Methoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Inhalten aller Art, beispielsweise Word- oder PDF-Dokumenten, Tabellen, Bildern, E-Mails und vielem weiteren.
ECM fügt sich in die Unternehmensprozesse ein und steuert nach Bedarf den Fluss der Inhalte von deren Erzeugung über regelmäßige Wiedervorlage bis hin zur automatischen Löschung. Das macht es ideal für die Verwaltung von Verträgen aller Art.
Mit einem Rechnungsterminplan im Fluss bleiben
Lieferanten und Dienstleister schließen mit ihren Kunden oft Verträge, die über einen bestimmten Zeitraum Zahlungen in Intervallen oder zu bestimmten Anlässen beinhalten. Das ECM-System verwaltet diese Zeiträume und Intervalle und macht dem Verantwortlichen die Arbeit so einfach wie möglich. Über einen Rechnungsterminplan können regelmäßig wiederkehrende Zahlungen automatisch erstellt und gebucht werden. Eine Zahlungsübersicht gibt dem Vertriebsmitarbeiter jederzeit Gewissheit, welche Zahlungen noch offen oder bereits geleistet sind.
Verträge laufen in aller Regel über einen bestimmten Zeitraum oder verlängern sich automatisch, wenn sie nicht fristgerecht gekündigt werden. Daher ist das Zeitfenster wichtig, in dem über eine Verlängerung entschieden werden muss und neue Konditionen auszuhandeln sind. Ein gutes Vertragsmanagement unterstützt bei der Verlängerung bis hin zur Anlage neuer Vertragspositionen. Dabei können auch Preisanpassungen berücksichtigt werden, bei denen auf die Preisfindung aus dem System zurückgegriffen werden kann. Gänzlich automatische Vertragsverlängerungen sind ebenso möglich.
Prozesse laufen automatisch
ECM-Systeme besitzen umfangreiche Fähigkeiten zur Prozessautomatisierung. Damit lässt sich bei Verträgen mit Kunden viel wiederkehrende Arbeit einsparen. Regelmäßige Gebühren oder Pauschalen für die Bereitstellung von Dienstleistungen und Wartungen lassen sich automatisiert in Rechnung stellen oder mittels SEPA-Lastschriftmandat einziehen. Einfache Zahlungsübersichten zeigen erfolgte oder anstehende Geldeingänge.
Neben den operativen Themen rund um die Kundenverträge steht vorbereitend die Möglichkeit zur Verfügung, einen auf Verträge abgestimmten Angebotsprozess zu verwenden. Dieser wird auch in den klassischen Vertriebsauswertungen berücksichtigt. Eine integrierte Erlösabgrenzung auf ausstehende Erlöse sowie ein vorkonfiguriertes Reporting runden die Funktionalität ab.
Verträge aller Art verwalten
Über das Vertriebsgeschäft hinaus kann auch jede andere Form von Vertrag verwaltet werden. Im Einkauf können die Konditionen der Lieferanten und Dienstleister rechtzeitig vor der Vertragsverlängerung fokussiert und neu verhandelt werden. Im Personalwesen können Vorgesetzte rechtzeitig über die Verlängerung von befristeten Verträgen entscheiden.
Integrierte Umsetzung
Wer die Vorteile eines professionellen Vertragsmanagements nutzen möchte, braucht Struktur, ausgereifte Software und gute Schnittstellen. Der ECM-Consulting-Partner und Reseller für Enterprise Content Management (ECM) iXenso hat hier seit rund 20 Jahren Erfahrung in Europa und Asien.
Zum Einsatz kommt die OpenText-Suite, die unter anderem auf der cloudbasierten ERP-Lösung SAP Business ByDesign aufsetzt und auf mittelständische Unternehmen ausgerichtet ist. Besonders wachsende Unternehmen profitieren von der guten Skalierbarkeit dieser Cloud-Lösung, die ohne Anfangsinvestitionen in Hardware und Lizenzen eingeführt wird. Damit haben mittelständische Unternehmen ERP inklusive Vertragsmanagement im Griff, steigern die Verlässlichkeit und vermeiden ärgerliche Versäumnisse.