ODER Sind Ihre Dokumente sicher abgelegt?
Von Zeit zu Zeit kommt in Unternehmen die Frage auf, ob die Dokumente revisionssicher abgelegt sind, bzw. Was bedeutet eigentlich „revisionssicher“?
Spricht man dazu mit drei unterschiedlichen Personen, so bekommt man 4 verschiedene Antworten, wie z.B.:
- Sicheres Einlagern von Akten – ja, das ist auch in der heutigen Zeit noch ein Thema
- Verschlüsselte Ablage von Daten und Dokumenten und damit deren Unveränderlichkeit
- Rechtssichere Ablage zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
- Ablage von Daten und Dokumenten auf einer zertifizierten Hardwarelösung
Was davon trifft zu?
Die Antwort ist einfach und komplex zugleich: ALLES.
Ulrich Kampffmeyer, der sich seit vielen Jahren mit dieser Frage befasst und nach eigener Aussage den Begriff “Revisionssicherheit” geprägt hat, schreibt dazu:” Revisionssicher kommt von re-vision, zurückblickend. Für Systeme, Lösungen, Prozesse und Organisation ist rückblickend überprüfbar, dass alles ordnungsgemäß war. Revisionssicherheit beinhaltet nicht, dass auch alles in Zukunft ordnungsmäßig ist, da sich auch rechtliche Vorgaben ändern können (vgl.https://www.project-consult.de/themen/revisionssicherheit/).”
Was heißt das konkret?
Nun, zunächst einmal, dass Revisionssicherheit sich nicht nur auf die Archivierung bezieht, sondern den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes im Unternehmen abdeckt.
Denn nicht erst bei der Archivierung, die häufig am Ende der Prozesskette steht, sondern bereits ab dem Zeitpunkt, an dem die Information das Unternehmen erreicht, muss sichergestellt werden, dass diese gesetzeskonform verarbeitet wird.
Und wie genau kann das gehen?
Diese Frage kann nicht allgemeingültig beantwortet werden, sondern ist individuell von Unternehmen zu Unternehmen verschieden.
Gemeinsam ist, dass Revisionssicherheit keine allein technische, sondern vor allem eine organisatorische Aufgabe ist.
Beschrieben wird das Vorgehen in einer sogenannten Verfahrensdokumentation, die meist die Voraussetzung für eine Testierung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ist.
Wie kann iXenso unterstützen?
iXenso setzt die Erfahrung und Expertise aus zahlreichen erfolgreichen Projekten ein, um gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozesse zu betrachten und ggf. zu optimieren.
Dabei wird der gesamte Lebenszyklus der Informationen, die Ihr Unternehmen erreichen, unter die Lupe genommen. Unterstützt werden diese Prozesse durch Software-Lösungen wie Scanning/OCR, Posteingangslösungen, Archivierung und ECM. Hier setzen wir auf die Lösungen von OpenText und Erfahrungen aus mehr als 20 jähriger Partnerschaft.
Zudem erhalten Sie Unterstützung bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation.
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